HubSpot
Key-Stone
Implementazione di HubSpot CRM e Sales Hub Professional per centralizzare la gestione dei contatti internazionali, ottimizzare l'attività quotidiana della rete vendita e strutturare una pipeline di monitoraggio del credito e dei gruppi societari.
Key-Stone
Operando a livello internazionale nel settore delle ricerche di mercato B2B e della consulenza strategica, Key-Stone gestisce un ecosistema di relazioni complesso, caratterizzato da grandi Gruppi cliente, contatti multipli distribuiti in vari paesi e accordi commerciali strutturati.
SETTORE
Ricerche di mercato
Consulenza Strategica e Business Intelligence
TECNOLOGIE
HubSpot CRM
HubSpot Sales Hub Professional
SVILUPPO
CRM Setup
Migrazione Dati
Pipeline Management
Sales Automation
L'esigenza
L'azienda sentiva la forte esigenza di superare la frammentazione dei flussi operativi, dotando il proprio team di uno strumento completo, centralizzato e pronto all'uso.
Era necessario ottimizzare le performance aziendali standardizzando l'attività quotidiana della rete commerciale, migliorare la tracciabilità delle interazioni storiche con i clienti e introdurre un sistema rigoroso per la gestione amministrativa e il monitoraggio del fatturato effettivo e delle previsioni di vendita.
Esecuzione
Per raggiungere gli obiettivi di Key-Stone abbiamo sviluppato un percorso di Onboarding Tecnico focalizzato sulla riorganizzazione dei dati, sull'automazione commerciale e sull'allineamento tra marketing e vendite.
Il progetto è iniziato con un mini-assessment e un audit del database storico, che risultava frammentato e destrutturato a causa della storicità dei dati. Questa analisi preliminare ha permesso di definire i criteri di pulizia e normalizzazione necessari per procedere alla migrazione massiva su HubSpot di tutto il patrimonio informativo aziendale: contatti, aziende, deal e product library, garantendo la continuità dei dati tramite ID univoci.
In una seconda fase abbiamo strutturato l'architettura del CRM per gestire la complessità internazionale del cliente. Sono state implementate logiche avanzate di "Super Client" per mappare i grandi Gruppi societari globali collegando le sedi locali. Questa configurazione consente oggi di associare contatti multipli e aziende di diversi paesi a una singola offerta commerciale complessa.
Parallelamente è stata configurata la pipeline di vendita personalizzata, arricchita con property custom, regole di notifica e strumenti di Sales Enablement. Per ottimizzare l'attività quotidiana della rete vendita e azzerare i compiti ripetitivi, abbiamo attivato template di email, snippet e sequenze automatiche di follow-up. In questo modulo è stato integrato anche un flusso per la gestione amministrativa delle pendenze, che traccia i mancati pagamenti tramite trattative a valore negativo assegnate direttamente agli account di riferimento.
Successivamente, il progetto si è concentrato sulla connessione strategica tra i reparti attraverso strumenti di tracciamento e marketing email. Tramite l'attivazione dei tracking code e l'invio di comunicazioni mirate, il sistema è ora in grado di rilevare i comportamenti dei contatti e segnalare tempestivamente alla rete vendita i lead che mostrano un interesse concreto, facilitando l'ingaggio commerciale.
Infine, abbiamo consolidato il progetto erogando sessioni di formazione pratica basate su casi d'uso reali, per garantire la totale autonomia dei key sales nell'utilizzo quotidiano della piattaforma. In parallelo, sono state attivate dashboard interattive e report personalizzati per consentire al management il monitoraggio costante dei KPI e delle previsioni di vendita.
Risultati
L'attività svolta ha permesso di strutturare i processi di Key-Stone, superando la frammentazione dei dati storici e facilitando il lavoro quotidiano del team commerciale.
- 4 Asset storici completamente normalizzati e migrati nel CRM: contatti, aziende, trattative (deal) e la product library aziendale.
- 84 Paesi coperti a livello internazionale, gestiti ora attraverso un unico database centralizzato
- 40 Ore di onboarding tecnico e formazione erogate per rendere il team dei key sales completamente autonomo. .
- Semplificazione dell'attività di vendita: Riduzione delle attività ripetitive per i commerciali attraverso l'utilizzo di template pronti, snippet e sequenze di follow-up.
- Migliore gestione dei grandi account: Capacità di mappare le gerarchie dei grandi gruppi societari, associando sedi locali e contatti diversi alle relative offerte commerciali.
- Gestione delle pendenze amministrative: Introduzione di sezioni dedicate per tracciare i mancati pagamenti direttamente sulle anagrafiche dei clienti, migliorando il controllo interno e il coordinamento tra amministrazione e team commerciale.
Il progetto ha consentito a Key-Stone di standardizzare le proprie procedure operative, offrendo al management strumenti di controllo più chiari e dotando la rete vendita di un framework di lavoro più organizzato.
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