HubSpot
Azienda del settore fotovoltaico ed efficienza energetica
Dalla trattativa al cantiere: un processo condiviso con HubSpot
Azienda del settore fotovoltaico ed efficienza energetica
Nel settore dell'impiantistica e dell'efficienza energetica, la vendita rappresenta solo l'inizio di un percorso che coinvolge progettazione, documentazione, pratiche, materiali, squadre di cantiere e pagamenti. Per un'azienda attiva nel fotovoltaico e negli impianti radianti, la gestione di queste attività era distribuita tra fogli Excel, cartelle, documenti cartacei e comunicazioni verbali.
SETTORE
Fotovoltaico
Impiantistica
Efficienza energetica
TECNOLOGIE
HubSpot CRM
CRM
Automazione
Custom Objects
Workflow
Ticketing
SVILUPPO
Digitalizzazione del processo commerciale e operativo
Sales & Operations
Gestione commesse e cantieri
L'esigenza
Mancava un sistema condiviso in grado di collegare la trattativa alla gestione della commessa e di rendere visibili responsabilità, attività, documenti e stato di avanzamento. Il passaggio di consegne tra commerciale, ufficio tecnico, progettazione, amministrazione e squadre operative risultava così frammentato e soggetto alla dispersione di informazioni.
L'esigenza era quindi digitalizzare e strutturare l'intero processo, creando continuità tra vendita ed esecuzione e trasformando HubSpot in un ambiente condiviso per la gestione di trattative, commesse, cantieri, pagamenti e assistenza.
Esecuzione
Abbiamo accompagnato il cliente in un percorso, partendo dall'analisi dei processi fino alla messa in operatività e al fine tuning della soluzione.
La prima fase di analisi funzionale ha permesso di mappare proprietà, flussi e responsabilità: quali informazioni raccogliere, in quale momento, chi dovesse produrle e quali condizioni permettessero alla commessa di avanzare.
Il progetto è stato sviluppato progressivamente, partendo dalla configurazione delle trattative e dalla formazione della forza commerciale, per poi estendersi alla gestione delle commesse e al coinvolgimento di ufficio tecnico, progettazione, amministrazione, segreteria e ufficio pratiche.
Per i due principali processi commerciali sono state create pipeline dedicate al fotovoltaico e agli impianti radianti, con viste condizionali e automazioni che guidano la raccolta delle informazioni e della documentazione necessaria alla preparazione dei preventivi.
Un elemento centrale del progetto è stata la configurazione dell'oggetto personalizzato “Commesse”. Al raggiungimento di specifiche condizioni nella trattativa, HubSpot crea automaticamente la commessa e ne determina il percorso sulla base delle caratteristiche dell'intervento. Le automazioni gestiscono quindi richieste documentali, task, reminder e passaggi tra le diverse fasi.
La commessa diventa il punto di riferimento condiviso per le attività successive alla vendita: dalla definizione dei materiali al sopralluogo, dall'organizzazione delle squadre alla gestione del cantiere. Le informazioni richieste vengono mostrate in funzione dello stato di avanzamento e, una volta completate le attività previste, il processo può procedere allo step successivo.
Il progetto ha inoltre collegato cantieri e pagamenti al processo operativo. I record dei pagamenti previsti vengono creati all'apertura della commessa e il loro stato contribuisce alla gestione delle condizioni necessarie per procedere con le attività.
Infine, configurato un sistema di ticketing per le richieste amministrative, tecniche e commerciali. Le richieste vengono assegnate automaticamente ai team competenti e, quando un intervento di assistenza genera una nuova esigenza commerciale, il sistema può creare una nuova trattativa collegata al ticket.
Risultati
L'attività svolta ha permesso di avere:
- Un processo condiviso dalla trattativa alla gestione del cantiere, con continuità tra area commerciale e operativa
- Informazioni, documenti, note e aggiornamenti centralizzati e storicizzati all'interno della commessa
Riduzione della dipendenza da Excel, documenti cartacei, email e comunicazioni verbali per il coordinamento delle attività - Maggiore immediatezza nel passaggio di informazioni tra commerciale, ufficio tecnico, progettazione, amministrazione e team operativi
- Automazione di task, reminder e passaggi tra le diverse fasi della commessa
- Gestione strutturata di cantieri e pagamenti, collegati al processo commerciale e operativo
- Tracciabilità delle richieste di assistenza e possibilità di trasformarle automaticamente in nuove opportunità commerciali
- Superamento dei silos tra reparti e dei colli di bottiglia presenti nel processo precedente
CONOSCIAMOCI